Використання факсиміле у діловій практиці в Україні

Факсиміле (від латинського fac simile – букв. “Роби подібне”) – відтворення будь-якого графічного оригіналу – рукопису, малюнка, креслення, гравюри, підпису, монограми, – передає його цілком точно, з усіма подробицями. Використання факсиміле у діловій практиці є розумним в тих випадках, коли створюється великий обсяг первинної документації, наприклад рахунки-фактури, акти, накладні, специфікації до договорів і т.д., тому дозволяє значно економити час підпису. У даній статті будуть розглянуті можливості та особливості використання факсиміле в діловій практиці з резидентами України.

Факсиміле – це технічний спосіб підписання документів, який відтворює підпис наділеної повноваженнями особи, тобто фактично засвідчує дійсність якоїсь угоди або правовідносин. Чинне законодавство України нормативно не визначає поняття факсиміле, однак частина 3 статті 207 Цивільного кодексу України встановлює, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом , іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Такою письмовою згодою може бути, наприклад, застереження в укладеному договорі, протокол про наміри, попередній договір. Також, факсиміле згадується в пункті 2.5. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому Наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 року, яке допускає використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства, з чого можна зробити висновок, що первинні документи на виконання сторонами угод також можуть підписуватися за допомогою факсиміле.
Однак у діловій практиці підприємств можуть формуватися інші документи, які не є ні первинними, ні договірними. Наприклад, податкова, фінансова чи статистична звітність, документи у сфері трудових правовідносин (трудові договори, документи на їх виконання), тому в даних випадках необхідно досліджувати норми спеціального законодавства, які регламентують питання складання цих документів і вводять імперативні обмеження на використання факсиміле в діловодстві.

Виходячи із зазначеного вище, нижче наведено перелік первинних документів, які однозначно можна підписувати з використанням факсиміле:
– документи за акредитивом, якщо в акредитиві не передбачено інше;
– чеки в іноземній валюті, емітовані за кордоном і пред’явлені для оплати на території України, призначені для виплати пенсій (переведення пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, передбачених законодавством країни чекодавця;
– касові документи, що подаються на обслуговування в українські банки, крім підпису одержувача готівки;
– документи з обліку товарів, сировини і матеріалів;
– документи з обліку заробітної плати, обліку використання робочого часу співробітників;
– рахунки, накладні, акти приймання-передачі товарів, результатів послуг (робіт) за укладеними угодами, якщо сторони обумовили таку можливість.

Перелік первинних документів, які не можна підписувати з використанням факсиміле, значно менший, і включає:
– платіжні доручення в іноземній валюті або банківських металах, заявки на покупку або продаж іноземної валюти або банківських металів;
– платіжні вимоги, платіжні доручення, запропоновані в українські банки;
– грошові чеки;
– податкові декларації, іншу звітну податкову документацію.

При цьому існує досить великий ряд первинних документів, щодо яких український законодавець не ввів обмежень, але не дав і однозначного дозволу на використання факсиміле. Такою ситуацією, на жаль, скористалися деякі державні органи, зокрема податкова служба, яка має тенденцію опротестовувати деякі первинні документи підприємств, якщо такий протест дозволяє податковій службі збільшити розмір нарахувань на податок підприємства. При цьому суди в більшості випадків схильні приймати сторону підприємств, а не податкової служби, але підприємство повинне розуміти можливі наслідки і деякі подальші труднощі, наприклад, необхідність відстоювати свої інтереси в суді при використанні факсиміле на наступних документах:
– податкові накладні;
– копії документів, які подаються резидентом України в банк для проведення або отримання оплат по зовнішньоторговельній угоді;
– довіреність юридичної особи на отримання товару;
– касові ордери на надходження грошей у касу підприємства та видачу грошей з каси (у випадку, коли підприємство оперує готівкою).

Якщо ж підприємство вирішує використовувати факсиміле у своїй діловій практиці, то ми б звернули увагу на наступне. По-перше, керівнику підприємства необхідно видати наказ про порядок використання факсимільного підпису, в якому слід вказати:
– які посадові особи можуть підписувати документи з використанням факсиміле;
– перелік документів, які можуть бути підписані факсимільним підписом;
– способи зберігання факсиміле і доступу до нього, а також осіб, відповідальних за зберігання факсиміле;
– зразки відповідних аналогів власноручних підписів посадових осіб.

Крім того, в наказі необхідно зазначити, що використовувати факсиміле може тільки та посадова особа, чий підпис таким чином відтворюється. Це викликано тим, що українські підприємства господарювання часто припускаються помилки і обумовлюють в наказах про порядок використання факсиміле можливість проставлення з його допомогою підпису відсутньої посадової особи, наприклад, наділяючи таким повноваженням когось із співробітників у разі відсутності керівника. Такі дії є грубим порушенням вимог документообігу в цілому, та вимог до оформлення первинних документів, адже мета використання факсиміле – замінити рукописний текст, що дозволяє ідентифікувати певну посадову особу, на його аналог, який відтворюється за допомогою технічних засобів. Однак це не дозволяє ігнорувати вимогу закону про те, що підписати документ – чи то власноруч, чи то з використанням такого аналога – повинна конкретна посадова особа, оскільки саме на нього покладено обов’язок і саме воно несе відповідальність за достовірність підписуваного документа. У юридичній практиці України були випадки, коли податкові органи України доводили відсутність в певний період на території України посадової особи підприємства і, таким чином, вимагали визнати недійсними значний обсяг угод. Так, підприємству вдалося захиститися в суді, однак нерозуміння такого важливого принципу, що факсиміле засвідчує волевиявлення саме підписанта, а не будь-якої третьої особи, у якої таке факсиміле опинилося в руках, привело до значних витрат часу, сил і коштів на юридичний супровід справи в суді. Проблема підписання документів у разі відсутності тієї чи іншої посадової особи повинна вирішуватися іншим чином, а саме шляхом наділення відповідними повноваженнями інших посадових осіб, наприклад шляхом видачі довіреностей, включенням відповідних положень до установчих документів господарського товариства, шляхом видання офіційного розпорядження / наказу по підприємству.

Сподіваємося, що дана стаття дозволила зацікавленим особам прояснити для себе питання використання у діловій практиці в Україні такого зручного інструменту як факсиміле. У разі будь-яких сумнівів звернення за кваліфікованою допомогою до юриста буде не зайвим.

Автор: Кидалов Ігор