Використання електронних листів в якості доказу в українських судах

Електронна пошта давно використовується як ефективний інструмент при веденні бізнесу, при цьому сторони ділового обороту часто не створюють ніякого іншого документообігу, окрім як електронного. Тому рано чи пізно виникає питання про необхідність використання електронного листування (e-mail) як доказ у суді.
Законодавство України не встановлює чіткого поля застосування та використання електронних документів та електронного листування в господарській та звичайній діяльності. Навіть професійні юристи не мають однозначної відповіді на дане питання, а тому в судових справах судді вкрай довільно вирішують питання про використання електронного листування (e-mail) як доказу.
Що ж говорять про електронні документи та електронне листування Закони України? Пропоную розібратися в даному питанні.
Частина 1. Документи в електронній формі
Стаття 207 Цивільного кодексу України встановлює, що якщо умови угоди (договору) зафіксовані в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, то угода вважається укладеною в письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засоби зв’язку. Аналогічно стаття 181 Господарського кодексу України допускає укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами і т.д .
Порядок електронного документообігу, в тому числі у договірних відносинах, визначається Законом України “Про електронні документи та електронний документообіг”, згідно статей 5 і 6 якого, електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. При цьому електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та / або підписанта електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу, а накладенням цифрового підпису завершується створення електронного документа. Статтею 11 цього ж Закону передбачено, що електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження. У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом. Окремо варто згадати, що, згідно Закону України “Про електронний цифровий підпис”, сертифікати електронних ключів, які планується використовувати в діловому документообіг, підлягають обов’язковій реєстрації в офіційних центрах сертифікації ключів, а електронний ключ без відповідного сертифіката в офіційному електронному документообігу використовуватися не може.
Таким чином, виходячи з викладеного вище, якщо використовувалася відповідний (тобто той, що належить уповноваженому підписанту договору) електронний цифровий підпис, файл відправлено контрагенту, отримано повідомлення про прочитання супровідного листа до файлу, то такий договір вважається укладеним у письмовій формі і суд не має права не визнати такий документ.
Частина 2. Електронне листування (e-mail) в електронній формі
Хоча на Україні активно використовуються електронний цифрові ключі, основна сфера їх застосування – це листування з фіскальними та іншими органами, подача офіційної звітності. Тому електронне листування з держорганами завжди приймається як доказ у суді без будь – яких питань. При діловому листуванні між юридичними та фізичними особами ці ключі ніхто не використовує, що істотно ускладнює завдання доведення тих чи інших фактів з використанням електронного листування. Тому використовувати таку переписку як доказ вкрай проблематично.
Перш за все, опоненти в суді, не бажаючи програти справу, просто не визнають отримання ними електронних листів. А враховуючи, що в Україні досить популярним залишається використання в діловому листуванні публічних поштових серверів а не корпоративних, то доводи опонентів буду виглядати розумними.
Крім цього законом не прописана чітка зовнішня форма доказу – електронного листа. До суду ж подається роздруківка з сайту або поштового клієнта, на що опонент знову-таки розумно заперечить, що така роздруківка – це банальна підробка і неприпустимий доказ. Не менш розумним буде і питання про реальний вміст електронного листа, який містить не лише текстову інформацію, а й вкладення файлів (документів, фотографій і т.п.).
Не менш розумним буде і довід опонента, що немає доказів, що в такому листуванні беруть участь представники з належними повноваженнями, адже повідомлення міг відправляти хто завгодно. Важко також зафіксувати факт отримання отримувачем електронного листа, адже можливий варіант, що поштовий сервер або поштовий клієнт цілком могли визначити вміст листа як спам і видалити такий лист, а довести протилежне практично неможливо.
Тому від зацікавленої сторони залежить, чи вдасться переконати суд у належності і допустимості такого доказу як електронне листування. Це можна зробити різними способами. Наприклад, попросити призначити експертизу, висновок якої може підтвердити відправку електронного листа шляхом дослідження комп’ютера, з якого було відправлено повідомлення, даних по поштовому серверу, даних по хостингу, дослідження службової інформації з електронного листування (так звані технічні заголовки в RFC-форматі), де може міститися багато ідентифікуючої інформації. Також, наприклад, у випадках, якщо опонент є власником сервера з корпоративною поштою, “прив’язаною” до www-сайту компанії, то його відмову в наданні доступу до сервера експерту можна буде розцінювати як ухилення у зв’язку з боязню виявлення доказів його провини.
У будь-якому випадку, якщо сторони в договорі обумовили допустимість електронного листування, вказали відповідні електронні адреси, обмовили використання інформації та технічних заголовків в RFC-форматі, використовують корпоративну пошту, а не публічні поштові сервера, і так далі, це істотно полегшить процес доказування в суді своєї правоти з посиланням на електронне листування.

Автор: Кидалов Ігор