Использование факсимиле в деловой практике в Украине

Факсимиле (от латинского fac simile – букв. “делай подобное”) — воспроизведение любого графического оригинала — рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, — передающее его вполне точно, со всеми подробностями. Использование факсимиле в деловой практике является разумным в тех случаях, когда создается большой объем первичной документации, например счета-фактуры, акты, накладные, спецификации к договорам и т.д., т.к. позволяет значительно экономить время подписывающего. В данной статье будут рассмотрены возможности и особенности использования факсимиле в деловой практике с резидентами Украины.

Факсимиле – это технический способ подписания документов, который воспроизводит подпись наделенного полномочиями лица, т.е. фактически удостоверяет действительность некой сделки или правоотношения. Действующее законодательство Украины нормативно не определяет понятие факсимиле, однако часть 3 статьи 207 Гражданского кодекса Украины устанавливает, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Таким письменным согласием может быть, например, оговорка в заключенном договоре, протокол о намерениях, предварительный договор. Также, факсимиле упоминается в пункте 2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов Украины №88 от 24.05.1995 года, которое допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства, из чего можно сделать вывод, что первичные документы на исполнение сторонами сделок также могут подписываться с помощью факсимиле.

Однако в деловой практике предприятий могут формироваться иные документы, которые не являются ни первичными, ни договорными. Например, налоговая, финансовая или статистическая отчетность, документы в сфере трудовых правоотношений (трудовые договора, документы на их исполнение), потому в данных случаях необходимо исследовать нормы специального законодательства, которые регламентируют вопросы составления этих документов и вводят императивные ограничения на использование факсимиле в делопроизводстве.

Исходя из указанного выше, ниже указан перечень первичных документов, которые определенно можно подписывать с использованием факсимиле:
 документы по аккредитиву, если в аккредитиве не предусмотрено иное;
 чеки в иностранной валюте, эмитированные за границей и предъявленные для оплаты на территории Украины, предназначенные для выплаты пенсий (перевода пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в прочих случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя;
 кассовые документы, подаваемые на обслуживания в украинские банки, кроме подписи получателя наличности;
 документы по учету товаров, сырья и материалов;
 документы по учету заработной платы, учету использования рабочего времени сотрудников;
 счета накладные, акты приемки-передачи товаров, результатов услуг (работ) по заключенным сделкам, если стороны оговорили такую возможность.

Перечень первичных документов, которые нельзя подписывать с использованием факсимиле, значительно меньше, и включает:
 платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявки на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов;
 платежные требования, платежные поручения, предъявляемые в украинские банки;
 денежные чеки;
 налоговые декларации, иную отчетную налоговую документацию.

При этом существует достаточно обширный ряд первичных документов, относительно которого украинский законодатель не ввел ограничений но не дал и однозначного разрешения на использование факсимиле. Такой ситуацией, к сожалению, воспользовались некоторые государственные органы, в частности налоговая служба, которая имеет тенденцию опротестовывать некоторые первичные документы предприятий, если такой протест позволяет налоговой службе увеличить размер начисляемого на предприятие налога. При этом суды в большинстве случае склонны принимать сторону предприятий а не налоговой службы, но предприятие должно понимать возможные последствия и некоторые последующие трудности, например, необходимость отстаивать свои интересы в суде, при использовании факсимиле на следующих документах:
 налоговые накладные;
 копии документов, которые подаются резидентом Украины в банк для проведения или получения оплат по внешнеторговой сделке;
 доверенность юридического лицо на получение товара;
 кассовые ордера на поступление денег в кассу предприятия и выдачу денег из кассы (в случая, когда предприятие оперирует наличностью).

Если же предприятие решает использовать факсимиле в своей деловой практике, то мы бы обратили внимание на следующее. Во-первых, руководителю предприятия необходимо издать приказ о порядке использования факсимильной подписи, в котором следует указать:
 какие должностные лица могут подписывать документы с использованием факсимиле;
 перечень документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью;
 способы хранения факсимиле и доступа к нему, а также лиц, ответственных за хранение факсимиле;
 образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

Кроме того, в приказе необходимо указать, что использовать факсимиле может только то должностное лицо, чья подпись таким образом воспроизводится. Это вызвано тем, что украинские предприятия хозяйствования часто допускают ошибку и оговаривают в приказах о порядке использования факсимиле возможность проставления с его помощью подписи отсутствующего должностного лица, например, наделяя таким полномочием кого-то из сотрудников в случае отсутствия руководителя. Такие действия являются грубым нарушением и требований документооборота в целом, и требований к оформлению первичных документов, ведь цель использования факсимиле — заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. Однако это не позволяет игнорировать требование закона о том, что подписать документ — то ли собственноручно, то ли с использованием такого аналога — должно конкретное должностное лицо, поскольку именно на него возложена данная обязанность и именно оно несет ответственность за достоверность подписываемого документа. В юридической практике Украины были случаи, когда налоговые органы Украины доказывали отсутствие в определенный период на территории Украины должностного лица предприятия и, таким образом, требовали признать недействительными значительный объем сделок. Да, предприятию удалось защититься в суде, однако непонимание такого важного принципа, что факсимиле удостоверяет волеизъявление именно подписанта, а не какого-либо третьего лица, у которого такое факсимиле оказалось в руках, привело к значительным затратам времени, сил и средств на юридическое сопровождение дела в суде. Проблема подписания документов в случае отсутствия того или иного должностного лица должна решаться другим образом, а именно путем наделения соответствующими полномочиями других должностных лиц, например путем выдачи доверенностей, включением соответствующих положений в учредительные документы хозяйственного общества, путем издания официального распоряжения/приказа по предприятию.

Надеемся, что данная статья позволила заинтересованным лицам прояснить для себя вопрос использования в деловой практике в Украине такого удобного инструмента как факсимиле. В случае каких-либо сомнений обращение за квалифицированной помощью к юристу будет не лишней.

Автор: Кидалов Игорь