Як іноземцям підтвердити на Батьківщині валідність документів, які були видані в Україні?

Безліч документів, що підтверджують той чи інший статус іноземної особи в одній державі, як правило, вимагають легалізації відповідно до законодавства іншої країни, в якій іноземний громадянин планує подальшу роботу або ж трудову діяльність. Дуже часто відбувається так, що працюючи або живучи в іншій державі, іноземець отримує документи, які можуть виявитися необхідними на Батьківщині. Таким чином – легалізація документів являє собою процес, в результаті якого власник документа може використовувати надалі документи однієї держави на території іншої країни.

Не є винятком і різні документи, отримані іноземними громадянами на території України. До подібних документів можна відности такі, як свідоцтва про укладення шлюбу між громадянами різних держав, оформлені свідоцтва про розлучення, отримані свідоцтва про народження, так само як і ті види документації, що засвідчують придбання нерухомого майна або ж його продаж в Україні громадянином іноземної держави, і так далі.

Говорячи про процедуру легалізації документів на сьогоднішній день можна виділити два шляхи її вирішення – за допомогою проставлення апостиля або ж за допомогою консульської легалізації. Кожен із способів можна використовувати в залежності від вимог конкретної держави та існуючих домовленостей між країнами. Для спрощення процесу легалізації будь-якого іноземного документа на території України, або ж для оформлення в Україні тих документів, які в майбутньому повинні бути дійсні в інших країнах – в більшості випадків використовується апостиль. Він є ні чим іншим – як спеціальним штампом, який проставляється на документації відповідно до Гаазької конвенції від 1961 року. Дана Конвенція була ратифікована низкою держав що, як наслідок, істотно спростило процедуру використання документації, виданої в одній країні, на території інших держав.

Завдяки Гаазькій Конвенції був формалізований процес проставлення спеціального штампа (apostille) для підтвердження істинності підписів, печаток, штампів, так само як і особи або групи осіб, безпосередньо, які підписали той або інший документ. При реєстрації документа з проставленим апостилем інформація про нього обов’язково вноситься в спеціальну книгу записів, де також вказуються номер і дата проставлення апостиля, прізвище підписанта офіційного документа, а також – його статус/посада. Якщо на документації відсутній підпис, то в спеціальній книзі фіксується назва того органу, який проставив печатку. Однією з найбільш позитивних сторін даної ситуації можна вважати те, що компетентність окремої особи або офіційної організації, які ставлять апостиль на будь-якому вигляді документації, в майбутньому не потребуватимуть додаткових підтверджень достовірності документа на території будь-якої з країн-учасниць Гаазької конвенції.

Відповідно до діючого законодавства України апостиль може бути проставлений на ряді документів, які у безпосередньому порядку виходять з Міністерства юстиції України, так як і на документах, які були видані в офіційному порядку українською прокуратурою і всіма органами судової влади в Україні. Крім того, підтвердження у формі апостиля обов’язково для різних видів нотаріально завірених документів і на адміністративних документах, на офіційних свідоцтвах про реєстрацію факту або ж документа з чітко визначеною датою і на тій документації, що служить для підтвердження отримання вчених звань і сертифікатів, дипломів про освіту.

Однак щодо України існують деякі застереження. Так, наприклад, серед країн, що заперечують проти використання апостиля в Україні, виявилися такі як Бельгія та Німеччина. І – хоча з 2004 року – урядові структури Бельгії починають приймати документи з апостилем, проставленим на території України, німецька сторона як і раніше вимагає консульську легалізацію в якості підтвердження достовірності виданих в Україні документів. Дану обставину необхідно враховувати, якщо документи передбачається їх використання в зазначених країнах.

Крім легалізації документів за допомогою апостиля або консульської легаліазції існують інші підстави спрощення або навіть скасування процедури легазації/валідації документів. Наприклад, це може бути угода про взаємну правову допомогу. В даний час уряд України підписав подібні угоди, серед іншого, з такими країнами як Вірменія, Білорусія, Російська Федерація, Казахстан, Узбекистан, Молдова, Болгарія і так далі. Також, багато країн колишнього СРСР виступили в якості учасниць Мінської Конвенції 1993 року, яка була ними підписана після безпосереднього розпаду СРСР з метою того, щоб всі офіційні документи, що були видані на території однієї з договірних країн та були засвідчені державною установою, або ж спеціально уповноваженою особою в межах існуючої компетенції та в установленому порядку, не вимагали додаткового посвідчення на території країн, що підписали в 1993 році багатосторонню конвенцію в Мінську. Даний документ є ні чим іншим як договором про правову допомогу в цивільних, сімейних і кримінальних справах.

Говорячи про консульську легалізацію, можна відзначити, що вона використовується для легалізації документів з подальшим використанням в країнах, які не брали участі у підписанні Гаазької конвенції 1961 року. Окремо потрібно відзначити і ту обставину, що консул не несе відповідальності за безпосередній зміст того документа, який надалі отримує міжнародну валідність. В той же час, в майбутньому документ може мати юридичну силу лише в тій державі, консульська служба якої підтвердила валідність акта або документів інших видів, на відміну від – наприклад – апостиля, має законність на території всіх, без винятку, країн-підписантів Гаазької конвенції. Таким чином, процедура консульської легалізації повинна бути повторена в тому ж порядку для нової країни, якщо виникає така необхідність. При проведенні даної процедури вона може бути здійснена в країні, яка видала цей документ, або ж на території тієї країни, в якій даний документ планується використовувати в майбутньому.

У всіх випадках отримання подібних документів громадянам іноземних держав можна порекомендувати попередню консультацію з юристом для того, щоб надалі чітко уявляти собі всі особливості і тонкощі процесу, а також – порядок дій у майбутньому.

Автор: Кидалов Ігор